আবাসিক হলের ফি পরিশোধ, ডাইনিং কুপন সংগ্রহ কিংবা বকেয়া ছাড়পত্রের জন্য আর কাউন্টারে গিয়ে দীর্ঘ লাইনে দাঁড়াতে হবে না রাজশাহী প্রকৌশল ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয়ের (রুয়েট) শিক্ষার্থীদের। হল ব্যবস্থাপনায় দীর্ঘদিনের ম্যানুয়াল ও কাগুজে প্রক্রিয়ার অবসান ঘটিয়ে চালু করা হয়েছে ‘ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’। এর মাধ্যমে হলের ফি, সিট ভাড়া, ডাইনিং চার্জ, সম্পদ ব্যবস্থাপনা, কর্মচারীদের হাজিরা ও বেতনসহ সার্বিক কার্যক্রম ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে পরিচালিত হবে।

সোমবার (৩১ আগস্ট) দুপুরে রুয়েটের উপাচার্য অধ্যাপক ড. এস এস আব্দুর রাজ্জাক ওয়েববেইজড এই ইন্টিগ্রেটেড অটোমেশন সিস্টেমের উদ্বোধন করেন। এ সময় উপস্থিত ছিলেন বিশ্ববিদ্যালয়ের উপ-উপাচার্য অধ্যাপক ড. মো. আখতার হোসেন, বিভিন্ন অনুষদের ডিন, শিক্ষক ও শিক্ষার্থীরা।

থাকছে অনলাইন ফি পরিশোধের সুবিধা

রুয়েটের আবাসিক হলগুলোর সার্বিক কার্যক্রমকে একটি সমন্বিত ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের আওতায় আনতেই সফটওয়্যারটি তৈরি করা হয়েছে। এটি বিশ্ববিদ্যালয়ের বিদ্যমান একাডেমিক রেজিস্ট্রেশন সিস্টেমের সঙ্গে যুক্ত থাকবে।

নতুন ব্যবস্থায় শিক্ষার্থীদের হলের ফি, সিট ভাড়া, ডাইনিং চার্জ ও রেজিস্ট্রেশন ফি দিতে কাউন্টার কিংবা ব্যাংকে যেতে হবে না। নির্ধারিত স্টুডেন্ট পোর্টালের মাধ্যমে বিকাশ, নগদ, রকেটের মতো মোবাইল আর্থিক সেবা, ডেবিট বা ক্রেডিট কার্ড এবং ইন্টারনেট ব্যাংকিংয়ের মাধ্যমে ফি পরিশোধ করা যাবে। পেমেন্ট সম্পন্ন হওয়ার পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিজিটাল মানি রিসিটও পাওয়া যাবে।

বকেয়া থাকলে আটকে যাবে কোর্স রেজিস্ট্রেশন

সফটওয়্যারটির অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা হলো হলের বকেয়া ছাড়পত্রকে কোর্স রেজিস্ট্রেশনের সঙ্গে যুক্ত করা। কোনো শিক্ষার্থীর হলের বকেয়া থাকলে কোর্স রেজিস্ট্রেশনের সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে তা শনাক্ত হবে। বকেয়া থাকলে সফটওয়্যারেই তা পরিশোধের সরাসরি লিংক দেখাবে।

তবে কোনো শিক্ষার্থীর প্রকৃত অসুবিধা থাকলে প্রভোস্টরা শর্তসাপেক্ষে বকেয়া পরিশোধের সময়সীমা বাড়ানোর সুযোগ পাবেন।

কাগুজে কুপনের বদলে ডিজিটাল ফুড টোকেন

হলের ডাইনিং ব্যবস্থাপনাতেও আসছে বড় পরিবর্তন। ম্যানুয়াল কাগুজে কুপনের পরিবর্তে চালু হবে নিরাপদ কিউআর কোড বা ডাইনামিক ডিজিটাল টোকেন ব্যবস্থা। ডাইনিংয়ে ডিভাইস বা অ্যাপের মাধ্যমে টোকেন স্ক্যান করে খাবার গ্রহণের বিষয়টি যাচাই করা হবে।

এই টোকেন পুনরায় ব্যবহার, নকল বা অন্যের কাছে হস্তান্তর করা যাবে না। ফলে ডাইনিংয়ের রাজস্ব ফাঁকি কমানোর পাশাপাশি খাবারের অপচয়ও নিয়ন্ত্রণ করা সম্ভব হবে বলে আশা করা হচ্ছে।

এক প্ল্যাটফর্মে হলের সম্পদের হিসাব

নতুন সফটওয়্যারে প্রতিটি হলের আসবাবপত্র, ইলেকট্রনিক সরঞ্জাম, জেনারেটর, পানির পাম্পসহ সব ধরনের সম্পদের লাইভ ডিজিটাল ইনভেন্টরি থাকবে। যেকোনো ডিভাইস থেকে প্রভোস্টরা হলের সম্পদের বর্তমান অবস্থা দেখতে পারবেন।

এ ছাড়া কোনো সম্পদের রক্ষণাবেক্ষণ প্রয়োজন হলে অনলাইনে ‘সার্ভিস রিকোয়েস্ট’ দেওয়ার পাশাপাশি সেটির অগ্রগতি ট্র্যাক করা যাবে। ফলে হলের সম্পদ ব্যবস্থাপনায় জবাবদিহি ও স্বচ্ছতা বাড়বে।

স্বয়ংক্রিয় হবে কর্মচারীদের বেতন

হলের স্থায়ী, চুক্তিভিত্তিক ও দৈনিক ভিত্তিতে কর্মরত কর্মচারীদের হাজিরা, ছুটি ও বেতন প্রস্তুতের কাজও সফটওয়্যারের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালিত হবে। বেতন বিল ও পে-স্লিপ তৈরি থেকে শুরু করে ব্যাংকের মাধ্যমে সরাসরি বেতন প্রদানের ব্যবস্থাও থাকবে।

এ ছাড়া মেধা বা নির্ধারিত মানদণ্ডের ভিত্তিতে সিট বরাদ্দ, শিক্ষার্থীদের পূর্ণাঙ্গ প্রোফাইল, মোবাইল নোটিফিকেশন, ডিজিটাল নোটিশ বোর্ড এবং অভিযোগ ট্র্যাকিংয়ের সুবিধাও থাকছে এই ব্যবস্থায়।

বিশ্ববিদ্যালয় সংশ্লিষ্টরা বলছেন, নতুন এই উদ্যোগ বাস্তবায়িত হলে হল ব্যবস্থাপনায় আর্থিক স্বচ্ছতা বাড়বে এবং নিরীক্ষা প্রক্রিয়া আরও সহজ হবে। একই সঙ্গে হল পর্যায়ে নগদ অর্থ লেনদেনের ঝুঁকি প্রায় শূন্যের কোঠায় নেমে আসবে।

অন্যদিকে শিক্ষার্থীরা যেকোনো স্থান থেকে যেকোনো সময় হলের বিভিন্ন ফি পরিশোধ করতে পারবেন। এতে কাউন্টারে গিয়ে লাইনে দাঁড়ানোর ভোগান্তি কমার পাশাপাশি হল প্রশাসনের কাজেও গতি আসবে। সার্বিকভাবে আবাসিক হল ব্যবস্থাপনায় আধুনিক, স্বচ্ছ ও জবাবদিহিমূলক ডিজিটাল সেবা নিশ্চিতের পথে রুয়েটের এই উদ্যোগ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখবে বলে সংশ্লিষ্টরা আশা করছেন।

এসএ